Privatlivspolitik for Servicehundeforeningen

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Servicehundeforeningen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktpersoner, som er:

Kontaktperson: Chefinstruktør Hanne Troensegaard
Adresse: Østre Parkvej 2N, 4100 Ringsted
Telefonnr.: 20 68 83 83
Mail: info@servicehundeforeningen.dk

www.servicehundeforeningen.dk

Behandling af personoplysninger

Vi har pligt til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi kan give dig de
ydelser, du efterspørger, opfylde vores aftaler med dig og leve op til de forpligtigelser, vi har som forening.

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og mailadresse.

2. Oplysninger om frivillige inklusive medlemmer af bestyrelsen:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og mailadresse.
• Andre oplysninger om tillidsposter og andet hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.
• Følsomme oplysninger som CPR-numre, civilstatus, strafbare forhold.

3. Oplysninger om brugeransøgere og brugere:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og mailadresse.
• Følsomme oplysninger som funktionsnedsættelser, civilstatus og fødselsdato.

4. Oplysninger om instruktører og træner:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og mailadresse samt bankoplysninger.
• Følsomme oplysninger som CPR-numre, ansættelsesforhold, civilstatus, straffeattester og børneattester.

5. Oplysninger om ansatte og ansøgere til stillinger:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato telefonnummer og mailadresse samt bankoplysninger.
• Følsomme oplysninger som CPR-numre, ansættelsesforhold, civilstatus, straffeattester og børneattester.

Her indsamler vi oplysninger fra

• Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, for eksempel offentlige myndigheder (fx skatteoplysninger og børneattester)
• Servicehundeforenings hjemmesiden, Sociale medier eller andre offentlige tilgængelige
  kanaler.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

1. Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

2. Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbreve og indkaldelser til generalforsamling.
• At drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og evaluere.
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven og SKAT.
• At kunne levere varer og ydelser du har bestilt.
• At administrere din relation til foreningen.

3. Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige inklusive medlemmer af bestyrelsen er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere din relation til foreningen

4. Formålene med at behandle oplysninger om brugeransøgere er:

• At vi kan behandle din ansøgning og yde rådgivning og vejlede om ansøgning.
• At vi kan finde den rette hund til dig og træne den til de relevante funktioner.

5. Formålene med at behandle oplysninger om brugere er:

• At vi kan give dig den rette træning og sikre at du og hunden fungerer godt sammen.
• At vi kan følge op på udplaceringen af hunden.
• At vi kan administrere udplaceringen i forhold til forsikring og hunderegister.
• At vi kan yde råd og vejledning i hele hundens levetid.

6. Formålene med at behandle oplysninger om instruktører og trænerer er:

• At vi kan koordinere og håndtere dine opgaver for foreningen.
• At vi kan administrere de økonomiske mellemværender mellem foreningen og dig.
• At vi kan dokumentere at instruktørerne og trænerne i foreningen, som arbejder alene med børn og unge under 15 år, har en ren børneattest og dermed opfylder lovgivning, herunder krav i serviceloven.

7. Formålene med at behandle oplysninger om ansatte er:

• At vi kan koordinere og håndtere dine arbejdsopgaver i foreningen.
• At vi kan udbetale løn og håndtere andre økonomiske mellemværender mellem foreningen og dig.
• At administrere din relation til foreningen.

8. Formålene med at behandle oplysninger om ansøgere til stillinger er:

• At vi kan behandle din ansøgning.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Vi indhenter dit samtykke inden vi bruger foto, video eller tekster, hvor du kan identificeres, på foreningens hjemmeside, på sociale medier, i informationsmateriale og lignende.

Det er frivilligt om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi i øvrigt behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Personoplysninger videregives i henhold til lovgivningen til offentlige mydigheder som SKAT, ATP mv. samt til din kommune i forbindelse med sagsbehandlingen.Vi videregiver i øvrigt ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

• Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre udenfor foreningen – f.eks. til brug for markedsføring – uden fit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig, som ansøger eller som bruger. Medmindre der er lovkrav om længere opbevaringsperioder opbevares og slettes data om dig som beskrevet nedenfor:

Brugere af servicehund: Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe du har en servicehund fra foreningen og i fem år derefter. Herefter slettes oplysningerne.

Ansøgere om servicehund: Vi opbevarer oplysninger om dig så længe din ansøgning er under behandling. Vi betragter behandlingen af din ansøgning som afsluttet, hvis vi i 12 måneder ikke har haft kontakt til hverken dig eller din kommune, og sletter herefter oplysningerne. Oplysningerne kan til enhver tid slettes, hvis du ikke længere ønsker at opretholde din ansøgning og derfor anmoder om sletning.

Hvis vi vurderer at en servicehund ikke er det rette hjælpemiddel for dig sender vi en rapport til den part, der har anmodet om vurderingen, og vi sletter alle personoplysninger om dig inden for 1 måned efter at vi har modtaget bekræftelse fra parten på at rapporten er modtaget.

Medlemmer, frivillige og bestyrelsesmedlemmer: Vi opbevarer oplysninger om dig så længe du er medlem, frivillig eller bestyrelsesmedlem og i et år herefter. Dine oplysninger kan slettes straks efter at du er udtrådt af foreningen eller ophørt som frivillig eller bestyrelsesmedlem såfremt du anmoder om det.

Instruktører og ansatte: Vi opbevarer oplysninger om dig så længe du er ansat eller instruktør i foreningen og i fem år derefter. Herefter kan oplysningerne slettes, hvis du anmoder om det.

Vi bevarer anonymiserede oplysninger om medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen på denne side. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.